les 5 règles d'or pour optimiser le bilan de fin d'année
L'ENTRETIEN ANNUEL D'EVALUATION,
Le 23 décembre 2009Passage obligé, corvée de fin d'année teintée d'un ennui angoissé pour certains… Le bilan annuel rime souvent dans les entreprises, et quelle que soit leur taille, à un exercice obligatoire dont il faut se débarrasser avant d'attaquer une nouvelle année. Erreur stratégique ! Aujourd'hui, souvent trop mal perçus et pas assez préparés, ces entretiens individuels peuvent et doivent devenir un outil indispensable, gage d'une bonne gestion des collaborateurs, source de performance et d'évolution du groupe. J'estime ainsi que c'est de part et d'autre, tant du côté du manager que du collaborateur, que des efforts doivent être engagés afin d'optimiser les résultats de ce face-à-face ritualisé.
Formel, cet entretien est localisé avec précision, restreint dans sa durée et concis dans son déroulement. Il doit s'accompagner de quelques règles simples à observer :
PREPARATION GENERALE DE L'ENTRETIEN
Le supérieur (N+1) doit, au préalable et impérativement, rédiger par écrit une introduction générale reprenant les points précis de la stratégie de l'entreprise.
Il doit détailler dans ce texte les projets et objectifs globaux de la société.
Cet exposé oral, qui fait figure d'introduction à l'entretien, permet d'aborder avec légitimité et sérénité la suite de la conversation en définissant un cadre pertinent aux remarques et revendications des deux parties.
PREPARATION INDIVIDUALISEE DE L'ENTRETIEN
Le supérieur doit également préparer en amont cet entretien en établissant un cadre précis nourri de remontées d'informations.
Grâce à ce travail rigoureux réalisé au préalable, le face-à-face doit devenir une étape de négociation gouvernée avec équité par le regard objectif de l'entreprise ainsi que les aspirations légitimes du collaborateur.
HIERARCHIE ET COMPOSITION DE L'ENTRETIEN
L'entretien ne s'applique qu'aux N-1, exceptionnellement aux N-2 en cas de litiges ou de blocages.
Les combinaisons hiérarchiques forment ainsi un « maillage » au sein de l'entreprise.
SYNTHESE DE L'ENTRETIEN
Le N+1 doit produire un résumé rédigé de l'entretien.
Cette synthèse, validée et signée impérativement par les deux parties, établit les résultats du dialogue qui a précédé et fournit une base pour la suite. Ce support écrit a valeur d'accord sur les bases de progrès.
ETABLISSEMENT D'UN CALENDRIER
Il est fortement recommandé d'établir un calendrier annuel afin de ne pas résumer l'entretien à des vœux pieux.
Des rendez-vous sont pris afin de concrétiser le pilotage et de circonscrire des étapes. Ces jalons posés dans le temps permettent d'évaluer le suivi des formations, de mesurer les progressions, etc…
En l'organisant et en le préparant avec sérieux, l'entretien annuel d'évaluation devient ainsi une étape essentielle.
Cordial mais néanmoins solennel, je persiste à l'envisager comme un outil précieux de management, qui ouvre de réelles perspectives.
Christian Pousset