Prise de fonction : un plan d'action efficace

Le 18 janvier 2010Toute prise de fonction à un poste directionnel exige une organisation concertée et concise. C'est pour s'intégrer en toute légitimité au sein de l'entreprise que quelques règles doivent être observées.

Une période d'essai peut, en effet, s'avérer être une zone à hauts risques si le nouveau venu formule abruptement critiques et remarques négatives sur l'organisation et les équipes dont il hérite. Les cent jours habituellement dévolus à une prise de fonction doivent être structurés avec efficacité afin de ne pas transformer cet « état de grâce » en cauchemar professionnel.

Humilité, observation et diplomatie seront les guides de ces étapes introductives vers une intégration réussie afin de donner l'envie d'être suivi dans ses projets.

Recueil d'informations

Avant même d'arriver à son nouveau poste, il est judicieux de compulser au préalable un maximum de documents concernant l'entreprise. Le site web ainsi que toute autre source sur Internet doivent être étudiés ; il s'agit également de cartographier le secteur d'activité dans sa globalité, de faire un benchmark de la concurrence, etc.

Il s'agit également de se renseigner sur le « style » de l'entreprise, y compris au sujet de la tenue vestimentaire qui devra être adéquate à l'esprit qui y règne.

Connaître à l'avance les horaires et habitudes de l'entreprise peut également faire gagner du temps et favoriser, d'emblée, une certaine confiance à votre égard quant à votre capacité à être « dans le coup » rapidement.

Sur-place, les quinze premiers jours doivent être l'occasion de prendre ses marques avec calme et organisation. Il faut oublier dans ce court laps de temps toute idée de performance ou de résultat. Il est préférable de faire connaissance avec les équipes ainsi qu'avec les clients et les partenaires.

L'observation du fonctionnement du département ou de la direction dont vous aurez la charge est capitale pour préparer la suite des opérations.

L'idéal est de prévoir un passage de relais avec un prédécesseur. Cet accompagnement est un outil précieux qu'il faut solliciter spontanément et rapidement si cela n'a pas été prévu.

Rencontrer ses collaborateurs en tête-à-tête

Une réunion s'impose dès le premier jour avec vos collaborateurs où vous prendrez le soin de vous présenter brièvement et avec concision.

Il s'agit d'exprimer en quelques mots l'essentiel de votre parcours professionnel et de manifester votre satisfaction d'intégrer cette nouvelle entreprise. Il est recommandé d'être rassurant et de souligner votre disponibilité pour écouter les salariés qui le souhaitent.

Il est également judicieux de favoriser un esprit d'évolution plutôt que de révolution.

Les jours qui suivent seront consacrés à rencontrer vos collaborateurs directs lors d'entretiens individuels à votre initiative.

Le département des Ressources Humaines vous aura préalablement fourni les informations nécessaires sur chaque salarié (CV et points de carrière) dont vous évaluerez l'expérience, l'ancienneté et l'évolution professionnelle.

Il est capital d'orienter la conversation vers le salarié plutôt que vers vous, surtout s'il a une grande ancienneté et peut donc être plus rétif aux changements.

Quatre questions s'imposent :

- Qu'est-ce que vous aimez faire ?

- Qu'est-ce que vous savez faire ?

- Qu'est-ce que vous auriez pu mieux faire ?

- Qu'est-ce que vous souhaitez faire dans l'avenir ?

C'est ainsi que vous repérerez au sein de vos équipes les personnalités dites de « relais d'opinion », les « appuis », les « baromètres » et les « réfractaires »

Attention ces entretiens ne sont pas destinés à recueillir les doléances et autres revendications des salariés, il est encore trop tôt pour vous engager !

Les codes de l'entreprise

Afin de sécuriser votre mission, faîtes le point sur vos objectifs et les moyens mis à votre disposition.

Votre marge d'autonomie doit être également identifiée. Il faut adopter les codes comportementaux du groupe sans réserves, au moins au début, même si vous jugez certaines pratiques stupides ou impropres.

Utilisez, par exemple, le tutoiement si c'est d'usage et oubliez votre cravate si le « casual Friday » est pratiqué. Plus généralement conformez-vous au style relationnel dominant dans l'entreprise.

Le cap des premières décisions personnelles

L'écoute et l'observation ne doivent pas rimer avec relâchement.

La performance et le souci de rentabilité doivent gouverner toutes les actions et il vous faut dans ce but établir des règles précises et rigoureuses avec vos collaborateurs. Ponctualité, respect des procédures et possibilité de sanctions doivent être clairement énoncés.

Il s'agit d'affirmer sa position dominante de chef en dressant une liste des dossiers urgents sur lesquels vos collaborateurs vous feront part de leurs avancées et difficultés.

Attention à ne jamais décevoir leurs attentes par de vaines promesses qui écorneraient votre crédibilité.

Etablir une stratégie à long terme est indispensable. Sans pratiquer une politique de « terre brûlée », gardez ce qui fonctionne et vous semble positif tout en proposant avec pédagogie de nouvelles inflexions.

Evitez toujours de « copier-coller » vos expériences antérieures qui ne conviendront pas point par point à ce nouveau poste mais refusez également de reproduire sans modifications le plan d'action de votre prédécesseur.

Vous devez affirmer avec force vos objectifs sans pour autant occasionner de ruptures fortes qui seraient contre-productives.

Fédérer ses équipes et affirmer sa façon de faire

Si vous êtes accueillis par des équipes méfiantes, n'hésitez pas à recourir à un stage de teambuilding des plus efficaces.

Un séminaire d'un à quelques jours peut rassurer sur la compétence et l'authenticité d'un manager.

Prendre soin du quotidien de ses collaborateurs peut aussi faire accroître une cote de popularité. Le confort des bureaux et autres réparations nécessaires sont des points incontournables pour optimiser la vie quotidienne d'un service. En tenir compte et s'en préoccuper rapidement avec efficacité est l'assurance d'une bonne appréciation des salariés.

Lorsque que les équipes sont fédérées, concentrez les énergies pour obtenir un premier succès qui, au terme de ces cent jours, vous donnera l'occasion de fêter cet accomplissement autour d'un pot collectif. Ce moment convivial sera également utilisé pour formuler de nouveaux objectifs, démarche garante d'une cohésion réelle et durable.

Pour conclure ces quelques conseils fondamentaux relatifs à une prise de fonction à la tête d'équipes qui ne vous connaissent pas, il faut souligner les 5 attitudes à proscrire définitivement lors de ce passage délicat et décisif :

• Bannir la précipitation

Obtenir des résultats demande de la réflexion et une attitude posée.

• Pas de passage en force

L'autorité doit être légitime et naturelle. Vous ne devez pas vous imposer dans les premiers temps si vous sentez des réticences.

• Pas de « copier-coller »

Les méthodes de votre ancien poste ne sont pas nécessairement adaptées à celui-ci. Remettez-vous en question.

• Attention à la tentation du dénigrement

Rester humble et ne pas critiquer d'emblée les actions de son prédécesseur est impératif.

• Attention au manque d'écoute

Posez-vous, questionnez, échangez, observez… L'audit de votre département ou de votre direction, et d'une manière générale de l'entreprise, est un préalable incontournable avant de mettre en place un plan d'action.

Difficile et stratégiquement risquée, une prise de fonction est un moment crucial qu'il faut envisager avec méthode. Bâcler les étapes évoquées ou faire fi des règles d'écoute, d'analyse et d'échange peut mener tout droit à la catastrophe.

Christian Pousset & Partners propose un coaching de prise de poste pour des cadres de haut niveau afin de relever le défi de ces fameux 100 jours.

Ce moment de « séduction » est capital, prenez-en soin !