Se séparer d'un collaborateur, que la rupture soit de son fait ou bien que vous l'ayez initiée, reste un moment délicat, voire douloureux, qu'il vous faut savoir gérer selon des règles élémentaires mais essentielles. Il ne s'agit pas ici d'aborder l'aspect contractuel de cette séparation mais plutôt d'envisager les enjeux psychologiques et la difficulté comportementale qui interviennent immanquablement. Qu'un membre de vos équipes démissionne ou bien que vous décidiez de le licencier, l'heure est grave et il faut éviter de commettre les erreurs habituelles de ce parcours semé d'embûches…
Que la nouvelle vous consterne ou vous soulage, l'annonce d'une démission est un moment fort qu'il convient de traiter dans l'immédiat. Toutes affaires cessantes, prenez le temps de ménager un entretien en tête-à-tête avec la personne qui formule son désir de départ.
Essayez ensuite de mesurer la révocabilité de cette décision et d'appréhender avec calme les arguments que le démissionnaire ne manquera pas de vous exposer. Il faut toujours garder à l'esprit que l'annonce d'un départ peut ne pas signifier un réel désir profond de rupture de la part du collaborateur. À vous de lire entre les lignes et de comprendre s'il ne s'agit en fait que d'un « appel au secours » et l'expression, radicale, certes, mais néanmoins sincère d'un profond malaise professionnel que vous pouvez contribuer à résorber.
Lors de ce premier entretien « à chaud », il vous faut parvenir à être le plus neutre possible sans manifestation intempestive de surprise, d'agacement, de colère ou encore de désarroi. En dépit des questions qui vous assaillent (Pourquoi ? Comment allons-nous gérer son départ ? etc…), il vous faut vous abstenir de tout commentaire, encore plus de formuler le moindre reproche. L'entretien doit laisser l'initiative à votre interlocuteur à qui vous laisserez exposer sans opposition ses éventuels griefs et les motifs de sa décision.
Ecoute active et bienveillante, questions ouvertes et attitude maîtrisée, tel est le comportement idéal pour recevoir la nouvelle et appréhender la suite des événements.
À la lumière de ce premier entretien, qui se doit d'être instructif quant aux potentiels dysfonctionnements d'un service, à vous de programmer un rendez-vous dans les vingt-quatre ou quarante-huit heures suivantes et d'établir dans ce laps de temps votre ligne stratégique.
Si vous souhaitez à tout prix garder ce collaborateur à vos côtés, à vous d'envisager la promotion, l'augmentation ou la mutation qui répondra à ses attentes. Vous pouvez, dans ce but, contacter votre hiérarchie et la Direction des Ressources Humaines afin d'envisager toutes les solutions possibles et de valoriser le travail de ce partenaire déçu que vous souhaitez retenir.
Si, au contraire, ce départ tombe à point nommé et que vous comptiez vous séparer de ce collaborateur, veillez à ne rien laisser transparaître et à ne surtout pas exprimer de satisfaction. Elégance, discrétion et compassion doivent caractériser votre attitude. Il vous faut ménager son amour-propre et veiller à ce que la transition soit optimale avec son successeur.
En tout état de cause, la discussion ne doit pas s'en tenir aux strictes mesures légales des deux parties. A vous d'humaniser l'échange et de personnaliser la négociation. Il souhaite raccourcir son préavis, aménager ses horaires ? Ne lui opposez pas un refus froid et sans appel. Au contraire, tentez de neutraliser l'hostilité, elle est totalement contre-productive.
La conciliation reste la voie la plus recommandable, celle qui vous permettra de gérer la transition et la transmission au mieux.
Voyez également ensemble quand et comment annoncer la nouvelle de son départ aux autres collaborateurs ainsi qu'à son éventuelle clientèle. Réunions, e-mails, courriers seront les bienvenus afin de court-circuiter les rumeurs et autres bruits de couloirs qui ne feraient que nuire à la bonne marche de l'entreprise.
Il vous faut donc, de concert avec le démissionnaire, organiser son départ dans les meilleures conditions possibles.
Devoir annoncer à un collaborateur que la décision a été prise de se séparer de lui est un moment dont beaucoup de managers se passeraient…
Mais il faut l'affronter avec méthode, ne pas s'en tenir au strict cadre légal et faire place au dialogue afin d'atténuer la sensation de malaise incontournable.
Il vous faut faire preuve d'une disponibilité totale, même dans le cas de conflits importants et complexes. Rester humain et offrir un maximum de place à la parole sont les lignes directrices de ce passage délicat.
Vous ménagerez ainsi à cet effet de longs entretiens, de préférence en présence d'une tierce personne essentielle à la bonne conduite du débat. Un médiateur est nécessaire pour clarifier le discours - et le cas échéant le pacifier -, évaluer les deux parties et tenter d'apaiser les tensions.
Vous exposerez ainsi clairement, en les ayant préparés à l'avance par écrit, les motifs précis qui vous ont conduit à vouloir licencier ce collaborateur. Il ne s'agit ni de dissimuler vos déceptions, ni d'édulcorer vos propos.
Le ressenti peut d'ailleurs être exprimé de part et d'autre et la discussion potentiellement en arriver ainsi à une problématique de gestion de conflit.
Il vous faut alors insister sur l'inéluctabilité de votre décision, de la période transitoire induite et sur la nécessité de la mener à bien.
Expliquez, tempérez, distinguez la sphère professionnelle de l'individualité même du collaborateur… Bref, légitimez votre décision tout en prenant garde de vous impliquer dans cette histoire commune qui est la vôtre depuis que vous travaillez ensemble.
À vous d'aborder les dates importantes, les réussites et les échecs, de distinguer les rendez-vous manqués, les incompréhensions et les ratés.
Plus vous incarnerez votre décision dans des faits concrets et réels, plus elle sera comprise par votre interlocuteur.
Un licenciement doit être impérativement argumenté et c'est en ménageant des espaces de dialogues fréquents et conséquents que l'histoire commune se terminera légitimement.
Là aussi, à l'instar d'un cas de démission, il est impératif de faire face aux conséquences sur le reste des collaborateurs. Il faut gérer l'onde de choc que ne manquera pas d'occasionner l'annonce d'un licenciement. Il vous faudra ainsi initier des réunions, répondre à des demandes d'explication, faire un état des lieux et ne pas éluder les causes du malaise inévitable qui s'en suit après une annonce pareille, l'ensemble dans un calendrier respectant le cadre légal.
Courage, lucidité et dialogue sont les piliers d'une séparation professionnelle bien appréhendée. Il n'existe pas de « solution miracle » pour gérer ces moments difficiles mais une façon ouverte et légitime de les mener à bien.
